PMS para hoteles ¿Qué es y para qué sirve este software
¿Tienes un hotel o alojamiento turístico? Pues necesitas un PMS sí o sí.
A día de hoy, el hecho de poder contar con un sistema informático que te permita gestionar las diferentes tareas cotidianas de tu negocio hotelero, tanto las de recepción como las administrativas, es un tema de suma importancia.
Por esa razón, el «PMS para hoteles» es la solución perfecta. Te cuento qué es y cómo funciona esta herramienta de gestión hotelera.
¿Qué es un PMS?
Un PMS (Property Management System) es un software esencial para la gestión operativa de un hotel. Este sistema facilita la administración de todas las áreas del establecimiento, integrando tareas como reservas, check-in y check-out, facturación y gestión de inventarios, entre otras.
Está diseñado para facilitar la gestión diaria, ya que permite manejar de forma sencilla información de todas las áreas operativas y se caracteriza por su capacidad para ser configurado en función de las exigencias de cada hotel, a partir de extensiones que amplíen su utilidad.
Este software tiene que poder integrar en él todas las reservas hechas a través del motor de reservas o del Channel Manager e introducirlas directamente en el planning (o calendario) de forma automática o por lo menos sencilla.
También es importante que la herramienta se ajuste a la evolución del negocio sin dificultades y agilizar la integración entre los diferentes sectores del hotel, como el front desk, back office, compras, almacén, restaurante, etc., a través de un sistema manejable desde un solo punto, que requiera de pocos recursos.
Todo esto lo veremos en detalle a continuación.
¿Para qué sirve un PMS?
Estas son las principales funciones de un sistema de gestión hotelera.
1. Gestión de reservas
Esta herramienta de gestión hotelera permite administrar todas las reservas del hotel desde una única plataforma.
Facilita la entrada de reservas directas y a través de OTAs (Agencias de Viajes Online), minimiza el riesgo de overbooking y garantiza una distribución eficiente de las habitaciones.
2. Check-in y check-out
Automatiza el proceso de check-in y check-out, agilizando la recepción y mejorando la experiencia del cliente.
Los datos de los huéspedes se almacenan y gestionan de manera segura, permitiendo un servicio más personalizado y eficiente.
La UX de tus clientes es uno de los objetivos centrales que persigue el marketing turístico.
3. Facturación y pagos
Este software hotelero se encarga de la facturación y gestión de pagos, y simplifica el proceso tanto para el personal del hotel como para los clientes.
Genera facturas automáticas y permite diversas opciones de pago, por lo que mejora la transparencia y precisión en las transacciones.
4. Gestión de inventarios
La gestión del inventario es crucial en la operación hotelera.
Un PMS controla el inventario de habitaciones y otros recursos del hotel, facilita la planificación y evita errores costosos como la doble asignación de habitaciones.
Características que debe tener un buen PMS o herramienta de gestión hotelera
Veamos ahora alguna de las características esenciales que debe tener un software hotelero.
1. Flexibilidad
Un buen software debe ser un programa de fácil uso y adaptarse a cualquier modalidad de hotel o a cualquier modelo de comercialización y distribución del producto, en lugar de que el negocio tenga que modificar su estructura para poder trabajar con el sistema que ha elegido.
Al hablar de flexibilidad, nos referimos a la facilidad con la que podamos configurar y adaptar esa herramienta de gestión a las peculiaridades o características de cada hotel u hostal (tipologías de las habitaciones, planificación de la limpieza, personalización de las ofertas, facturación, etc.), sin perder fluidez a la hora de trabajar con él.
Otro aspecto destacable sobre todo para una pequeña o mediana empresa, es que el software de gestión de hoteles incorpore actualizaciones que incluyan funcionalidades extras que el hotelero pueda adquirir o no según sus necesidades (bajar costes).
2. Accesibilidad
Accesible en cuanto al precio. Porque esa es una cualidad sumamente importante para todos aquellos pequeños hoteles u hostales a los que nos venimos refiriendo.
Este software es una inversión que debemos planificar a largo plazo (no se adquiere un PMS para usarlo tan solo unos meses, sino más bien algunos años). Por esa razón, si el mismo nos cuesta una fortuna, no podremos amortizar ese gasto rápidamente.
Entonces, si disponemos de pocas habitaciones y de un precio de venta ajustado, lo ideal es que nuestra inversión no supere un determinado nivel.
3. Simplicidad
Con simplicidad nos referimos a que no deberíamos tener la necesidad de realizar un master para poder comprender el uso de esta herramienta.
La herramienta de gestión hotelera tiene que ser lo suficientemente intuitivo como para que el personal de nuestro alojamiento turístico pueda comprender sin grandes problemas su uso.
También debe ser fácil de configurar y modificar y compatible con otros programas informáticos, propios o de terceros (la sencillez es la clave).
Beneficios de utilizar un PMS
Visto todo lo anterior, ya puede intuir algunas de sus ventajas.
1. Eficiencia operativa
La integración de diversas funciones en una única plataforma va a reducir el tiempo y esfuerzo necesarios para gestionar las operaciones diarias.
De esta forma, tu personal estará libre para centrarse en ofrecer una mejor atención al cliente.
2. Mejora en la experiencia del cliente
Tu hotel tendrá un servicio más ágil y personalizado.
Desde el proceso de reserva hasta el check-out, la experiencia de tus huéspedes mejora de forma significativa.
Todo ello se traduce en fomento de la lealtad y obtención de buenas reseñas, que a su vez impacta en tu estrategia de retención (querrán repetir), de recomendación (hablarán bien de ti a otros usuarios) y de social proof (potenciará tu prueba social y con ello la confianza y el brand awareness)
Cuida y mejora la experiencia en todas las fases de tu customer journey. Por tanto, repercute positivamente en el branding del alojamiento.
3. Optimización de ingresos
Ayuda a maximizar los ingresos mediante una gestión eficiente de las tarifas y la disponibilidad.
Además, al minimizar el riesgo de overbooking y mejorar la distribución de las habitaciones, te aseguras una ocupación óptima.
4. Análisis e informes
Proporciona herramientas de análisis y generación de reportes que te permiten tomar decisiones informadas.
Los datos recopilados sobre el comportamiento de los huéspedes y el rendimiento del hotel son esenciales para que desarrolles estrategias de marketing efectivas y optimices tu ROI.
Los PMS convierten los datos en información estratégica.
¿Qué debes tener en cuenta a la hora de elegir tu PMS?
Ya tienes claro, lo que un PMS puede hacer por ti, y cuáles son sus beneficios. Es hora de seleccionar el más adecuado para tu alojamiento turistíco. Para ello has de tener en cuenta una serie de factores:
1. El tamaño del hotel
El tamaño del hotel influye directamente en las necesidades y complejidades operativas.
Un hotel pequeño y familiar tiene diferentes requerimientos comparado con una cadena hotelera.
Cuanto mayor sea el hotel, más complejas son las operaciones y mayor la necesidad de un software eficiente para gestionar departamentos como housekeeping (coordinación y asignación de tareas de limpieza y mantenimiento), check-in, check-out y servicios de restauración.
2. La categoría del hotel
La categoría del hotel establece expectativas específicas de servicio.
Los hoteles de alta categoría, como los de 5 estrellas, requieren un software que gestione servicios adicionales como piscinas, bares exteriores y patios.
Este sistema debe controlar el inventario y coordinarse con varios departamentos para ofrecer una experiencia superior al cliente.
3. El precio
El coste de un PMS varía según las funcionalidades que incluya.
Si se desean dispositivos adicionales como móviles, tabletas o relojes inteligentes, el precio puede aumentar.
Otros factores que influyen en el coste incluyen la capacidad de almacenamiento en la nube, el número de departamentos integrados y la cobertura deseada.
4. La cobertura
La cobertura de esta herramienta depende de la interconexión de departamentos y servicios, incluyendo agencias de viajes, líneas aéreas, alquiler de coches y transporte.
Una cobertura más amplia, que abarque tanto a nivel local como internacional, mejora el servicio al cliente y la fidelización.
5. Facilidad de uso y capacitación
Como ya hemos comentado, la facilidad de uso del PMS es crucial para su implementación exitosa.
Un sistema intuitivo reduce el tiempo y los costes asociados con la capacitación del personal.
Además, una herramienta fácil de usar hará que tus empleados se adapten rápidamente, y mejoren la eficiencia operativa y la calidad del servicio al cliente.
La disponibilidad de soporte y recursos educativos es otro factor a considerar.
6. Integración con otros sistemas
Una integración fluida asegura que la información se comparta de manera efectiva entre diferentes plataformas, lo cual mejora la coordinación y la eficiencia operativa.
Es por esto que los PMS son poderosos aliados para la gestión hotelera y de fácil integración con el resto de software del hotel como el de gestión de clientes “CRM”, las centrales de reserva “CRS” y los sistemas de check-in y check-out.
Gracias a ellos puedan intercambiar datos entre ellos de forma totalmente automatizada y así favorezca no solo esta gestión, sino que también aporten valiosa información a la empresa para adoptar nuevas políticas comerciales.
7. Seguridad y cumplimiento normativo
El sistema tiene que garantizar la protección de la información personal y financiera de los huéspedes, cumpliendo con las normativas de privacidad y seguridad de datos.
Un PMS confiable debe ofrecer características como el cifrado de datos, autenticación de usuarios y copias de seguridad regulares para prevenir cualquier tipo de brecha de seguridad.
Además, el cumplimiento de las leyes locales e internacionales es esencial para evitar sanciones y apuntalar la confianza de los clientes.
Conclusión
La gran competencia existente dentro del sector hotelero exige estar siempre al día con los avances, especialmente en tecnología de gestión. Por eso se necesitan herramientas capaces de controlar el gran flujo de información necesaria para la gestión de un hotel.
Adoptar sistemas y programas informáticos de última generación, que respondan a las necesidades de los establecimientos, independientemente de sus dimensiones, las instalaciones disponibles o del número de huéspedes que alojen, puede marcar la diferencia que el hotel necesita.
Por tanto, si tu pequeño o mediano establecimiento hotelero quiere competir realmente por una porción interesante de su mercado turístico, debe evidentemente incluir como mínimo un básico PMS entre sus estrategias profesionales de gestión.
¿Tienes clara la utilidad de un PMS? ¿Vas a incluirlo en tu gestión hotelera?
Te leo en los comentarios.
